By Saber como fazer uma planilha de controle financeiro é essencial quando se deseja garantir uma gestão financeira e também administrativa eficiente para o negócio. E criar esse recurso de gerenciamento não é tão difícil quanto parece, pelo contrário.
Geralmente, ouço muito as pessoas falando que não realizam um controle financeiro do seu empreendimento porque:
- Não sabe mexer em softwares bem como em programas de controle
- Te dúvidas sobre qual é a ferramenta ideal
- Não tem tempo
Seja qual for a justificativa, a verdade é que você não precisa ter conhecimento avançado em softwares de gestão. E nem mesmo contar com ferramentas de ponta para fazer esse controle. Além disso, também não existe uma ferramenta ideal para toda empresa.
Você só precisa entender como gerenciar seus dados usando a ferramental que melhor atende as suas necessidades. E essa ferramenta até pode ser básica, desde que também seja eficiente. Nesse sentido, o Excel representa uma ótima ferramenta, tanto para pequenos quanto médios empreendedores.
Por meio dessa planilha, você pode fazer o controle de estoques, bem como de folhas de pagamento, cadastro de clientes, cadastro de fornecedores, cadastro das vendas, entre outros. Ou seja, saber como criar e usar esse recurso é uma etapa essencial na gestão e organização dos processos financeiros da sua empresa.
Veja também:
Agora se você não faz ideia de como usa o Excel a favor do seu negócio, continue lendo esse post e aprenda um passo a passo que preparei sobre como inserir e organizar seus dados financeiros no Excel.
Você pode conferir esse conteúdo em vídeo, clique abaixo:
Como fazer uma planilha de controle financeiro – Começando pelo Menu
Para elaborar uma planilha que lhe ajude a controlar seu financeiro, primeiramente você deve criar um primeiro guia que funcione como um “Menu”. Depois escreva uma lista em cada linha com os seguintes dados:
- Cadastro de clientes
- Registro de fornecedores
- Controle de vendas
- Gestão de pagamentos recorrentes
- Fluxo de caixa
Em seguida, clique em “Cadastro de clientes” e clique com o botão Linkar para a guia referente a cadastro de clientes. Dessa forma, quando você abrir a página do Excel poderá acessar diretamente a guia ao clicar no Menu.
Guia Cliente
Na guia Cliente você deve inserir os seguintes dados:
- Data do cadastro – Data em que teve início o contato com o cliente.
- Contato – Como a pessoa gosta de ser chamada, por exemplo, algum apelido, ou só o primeiro nome mesmo.
- Nome – Preencher o nome completo.
- E-mail – Colocar o e-mail principal do cliente.
- Telefone – O telefone para contato.
- CNPJ ou CPF – Escolha qual dessas duas informações é mais relevante e coloque na planilha.
- Observação – Neste campo você pode colocar algo sobre a vida do cliente. Por exemplo, se ela faz aula de canto, você pode perguntar como estão as aulas na próxima vez em que entrar em contato. Se tem filhos, pode perguntar pelas crianças… e assim por diante, são hacks para que você humanize essa relação. Essas são informações que facilitam a boa comunicação com o cliente e é também uma bela estratégia de marketing.
Guia Fornecedores
Nesta etapa de como elaborar uma planilha de controle financeiro, mais precisamente quando estiver na guia Fornecedores, você irá incluir as mesmas informações anteriores, acrescentando mais algumas informações. Ou seja, nesse guia, você vai inserir:
- Data do cadastro
- Contato
- Nome
- Telefone
- CNPJ ou CPF
- Observação
- Forma de pagamento – Aqui você preencherá se a forma de pagamento é cartão, boleto, transferência bancária ou outra.
- Condição – Complete se o pagamento foi à vista, parcelado, bem como o dia do vencimento, entre outras informações.
Guia Vendas
Como elaborar uma planilha de controle financeiro para Vendas? Na guia Vendas, você utilizará os tópicos listados a seguir:
- Data da venda – Neste campo você colocará quando a venda foi realizada.
- Pedido – Preencha o número do pedido.
- Cliente – Coloque o nome do cliente.
- Código do produto – Digite o código do produto.
- Descrição – Descreva o produto; por exemplo, casaco de lã cor-de-rosa da marca Y.
- Quantidade – Preencha a informação de quantos itens foram vendidos.
- Valor unitário – Coloque o preço unitário do produto.
- Valor total – Some o valor total e registre na planilha.
- Forma de pagamento – Aqui você preencherá se a forma de pagamento é cartão, boleto, transferência bancária ou outra.
- Condição de pagamento – Do mesmo modo do descrito anteriormente, complete se o pagamento foi à vista, parcelado, o dia do vencimento, entre outras informações.
- Vendedor – Digite o nome do vendedor daquela transação; dessa forma, é possível ter o controle também de quais vendedores realizam mais vendas.
- Comissão – Coloque quanto ele ganhará de comissão, depois de feita a conta percentual.
A partir desse controle você conseguirá controlar os recebimentos, verificar se houveram casos de inadimplência e partir para a cobrança desses clientes.
Guia Pagamentos Recorrentes
Alguns dados dessa guia são semelhantes aos anteriores, mas há algumas diferenças:
- Data – Neste campo você colocará a data do registro.
- Pedido – Preencha o número do pedido.
- Fornecedor – Coloque o nome do fornecedor.
- Descrição– Descreva o tipo de serviço fornecido.
- Categoria – Preencha se é uma despesa fixa ou então variável.
- Quantidade – Coloque a quantidade de vezes em que o serviço é utilizado naquele registro.
- Valor unitário – Coloque o valor a ser pago por unidade do serviço.
- Valor total – Some o valor total bem como registre na planilha.
- Vencimento – Quando vence o pagamento.
- Forma de pagamento – Aqui você preencherá se a forma de pagamento é cartão, boleto, transferência bancária ou então outra forma.
- Condição de pagamento – Do mesmo modo do descrito anteriormente, complete se o pagamento foi à vista, parcelado, o dia do vencimento, entre outras informações.
- Observações – Coloque informações relevantes para o contato ou transação neste passo de como elaborar uma planilha de controle financeiro.
Portanto, vimos algumas etapas para o planejamento da gestão financeira da sua empresa. Este é um esboço geral, e novas guias podem ser acrescentadas, como fluxo de caixa, além de outras informações relevantes para o negócio. Mas, no geral, o passo a passo é muito simples. E, por meio dele, você terá um controle melhor assim como mais organizado, o que é indispensável para o gerenciamento de empresas.
