By Um negócio sem clientes inadimplentes é o maior sonho e, por outro lado, a tarefa mais desafiadora de toda empreendedora. Afinal, é natural esperar pelo recebimento do produto que se vendeu ou do serviço que se prestou, não é verdade?
Mas nem sempre acontece assim, especialmente quando o país passa por uma crise generalizada, como a trazida pela pandemia. Porém, a saída é não se desesperar e conhecer esquemas eficientes de prevenção da inadimplência e cobrança dos valores devidos.
Clientes inadimplentes e o cuidado com o relacionamento com cliente
Uma dona de negócio precisa se equilibrar entre manter a empresa saudável financeiramente e preservar o relacionamento com o cliente. Esse é um grande desafio, porque nem sempre clientes inadimplentes são maus pagadores. Pode ter havido algum acontecimento pontual e, logo, uma boa negociação é capaz de recuperar o cliente e os valores.
Muitas vezes, uma solução adequada pode até mesmo ajudar a fidelizar consumidores e gerar defensores da marca. Porém, a situação se complica quando esse cliente devedor representa a maior parte do faturamento, gerando uma crise no negócio.
Por isso, é preciso haver um eficiente processo de consulta e uma constante gestão da inadimplência. E é por esse motivo que você deve sempre investigar e conhecer bem o seu cliente.
Nas empresas B2B, inclusive, não só o CNPJ deve ser consultado, como também a pessoa física responsável. Essa pessoa é a correspondente ao CPF registrado no contrato social.
Como lidar com clientes inadimplentes
O cliente inadimplente é aquele que atrasou o pagamento ou se negou a fazê-lo. Dessa forma, para manter a saúde financeira da empresa, esse cliente deve ser procurado, com o propósito de buscar uma solução.
Nesse sentido, é preciso desenvolver uma série de ações que envolvem estratégia, organização, criatividade e disposição. Para começar, busque informações sobre o perfil financeiro e o histórico do seu cliente nos órgãos de proteção ao crédito.
Outra forma de se resguardar é o recebimento preferencialmente de forma antecipada, ou via cartão de crédito. Para prestadores de serviço, é fundamental, ainda, elaborar um contrato de serviço detalhado e com cláusulas que tragam segurança jurídica.
Porém, quando acontece um não recebimento, a empresa deve estar preparada. Em todos os casos, o responsável pelo financeiro deve ter um procedimento pronto para fazer a cobrança dos valores devidos.
Leia também: Guia para reinvestir no seu negócio de forma constante Como saber quanto vale a minha empresa? Como reduzir custos na empresa cortando despesas nos lugares certos Gestão Financeira Para Pequenos Negócios: como começar?
Processo de cobrança de clientes inadimplentes
Muitos cuidados devem ser tomados para garantir embasamento legal para efetuar cobranças e adotar medidas diante de casos de inadimplência. Dessa maneira, os objetivos de uma boa gestão são:
- Garantir recebimento de todas as vendas;
- Identificar clientes adimplentes para liberação de crédito;
- Evitar inadimplência de clientes;
- Garantir recebimentos devidos com valor correto e na data prevista;
- Melhorar o fluxo de caixa.
Conheça agora 4 segredos para gerenciar a inadimplência
1- Os procedimentos antes da liberação de crédito:
- Conheça bem o seu cliente;
- Implemente uma clara política de vendas e de cobrança;
- Utilize mecanismos de documentação de todas as etapas da transação.
2- Os recursos necessários:
- Política e script de cobrança;
- Sistemas de controle e gestão da cobrança;
- Documentos que comprovem a negociação, como:
- Contrato;
- Pedido de compra;
- Comprovação de prestação de serviço;
- Registro da venda,
- Comprovante de entrega;
- Orçamentos;
- Contatos de cobrança;
- Histórico de cobrança.
3- O passo a passo de como agir no pós-venda à prazo:
- 1 dia antes do vencimento
Contate o cliente ou reencaminhe o boleto por email, lembrando sobre o vencimento no dia seguinte.
- 1 dia após o vencimento
Identifique os inadimplentes via controle de recebimento.
- 2 dias após o vencimento
Comunique o atraso ao cliente, por WhatsApp ou conforme script.
- 7 dias após o vencimento
Ligue para o cliente, para entender o motivo do atraso e iniciar uma negociação.
- 10 dias após o vencimento
Faça uma ligação ou encaminhe um email com uma proposta de negociação, relembrando contatos anteriores.
- 15 dias após o vencimento
Envie email ou carta registrada (AR) com notificação extrajudicial, convidando o cliente a realizar o pagamento. Forneça um prazo de, no mínimo, de 10 dias para que o nome dele seja incluído no cadastro de inadimplentes. Ou seja, caso ele não realize o pagamento, passará a constar como não pagador em órgãos como SPC/SERASA.
- 30 dias após o vencimento
Inclua o cliente no SPC/SERASA e busque uma assessoria ou contrate um fintech de cobrança.
- 60 dias após o vencimento
Acione um advogado ou, para valores até 40 salários mínimos, entre com uma ação no Juizado de Pequenas Causas.
4- Registro de todo o histórico de negociação com o cliente em controle ou sistema.
Como fazer a cobrança de clientes inadimplentes
As formas de cobrança são feitas de acordo com o seu planejamento preliminar, ou seja:
- Internamente;
- Via banco, com a negativação de boletos;
- Através de advogado, com notificação extrajudicial e ação de cobrança, ou direto no Juizado de Pequenas Causas;
- Terceirizando a cobrança, por exemplo, utilizando os serviços de empresas como Blu365, Queroquitar e Acordocerto.
O importante é tentar conduzir bem todas as etapas do processo. Até porque clientes inadimplentes sempre vão existir. Entretanto, o relacionamento com seu cliente é muito importante e pode sair fortalecido mas, ao contrário, pode ser simplesmente cortado.
No final das contas é você, empreendedora, que vai decidir, baseada no seu planejamento e processos de cobrança. Afinal, é o equilíbrio financeiro do seu negócio que está em risco.
Faça parte da comunidade online Empreendedoras Além do Caos e conte sempre com aliadas que entendem e apoiam a sua jornada.
