By Toda empresa opera com uma equação básica, onde mais receita e menos gastos levam a resultados econômicos e operacionais. Ou seja, quanto menos gastos ou maiores as reduções nos custos, mais lucros.
De fato, mais lucro, na prática, significa mais investimentos e inovação, capacidade de expansão e melhores remunerações para a equipe.
Por isso, especialmente em momentos de crise, a otimização desse lucro é mais que estratégia, é uma questão de sobrevivência.
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Passo a passo para reduzir custos na empresa e superar a crise
Durante períodos críticos, com cenários incertos e clima de insegurança, promover ações de adaptação e controle é fundamental.
Para tanto, dividimos nosso passo a passo em setores, para que você possa reduzir custos na empresa.
1-Manutenção do faturamento
Manter o faturamento na crise exige esforço criativo. Seja no fortalecimento do relacionamento com clientes ou na criação e adaptação de um novo produto ou serviço.
Da mesma forma, um novo canal de venda ou uma nova forma de entrega são algumas das possibilidades viáveis.
2-Identificação de medidas governamentais
Quando se trata de uma crise generalizada, como a que estamos vivendo, é importante conhecer os benefícios disponibilizados pelo governo.
Isso significa verificar quais deles se encaixam no seu negócio, que podem ser trabalhistas, ou fiscais, ou mesmo financeiros.
3-Redução dos custos variáveis
Os custos que variam de acordo com a receita caem naturalmente quando há queda de faturamento.
Nesse caso se encaixam tanto as comissões de vendedores, quanto pagamento de impostos e compra de insumos e matérias primas.
4-Negociação das despesas fixas
Diferente dos custos variáveis, as despesas fixas não dependem dos valores faturados. Faça chuva ou faça sol, são os compromissos que a empresa tem que arcar.
São, portanto, aqueles que você deve rever com atenção, para reduzir custos na empresa.
Constam deste item, por exemplo, pró-labore do dono, folha de pagamento, aluguel da estrutura física e contabilidade.
Para enfrentamento de crises, e até para outros momentos, esse tipo de negociação deve ser sempre buscado.
Logo, é sensato pedir uma suspensão ou redução de valor do pagamento, por um período determinado. Assim como, também, adiamento ou parcelamento dessas despesas.
5-Investimentos
Quando o momento é incerto, faz bem colocar o pé no chão e dar passos muito bem pensados.
Sendo assim, só vale a pena investir se for em algo que vai ajudar a sair ou enfrentar a crise.
Ou, ainda, se é algo já planejado, que já possuía reserva financeira específica. Mesmo nesse caso, é preciso avaliar se essa reserva não vai ser necessária para compor o caixa no momento.
6-Plano de ação e planejamento financeiro
O plano de ação deve ser composto por ações com deadline, data limite e responsabilidades bem definidas, para fazer acontecer.
Ao contrário do planejamento tradicional, ele não deve se basear no histórico e nem em planejamentos já feitos anteriormente.
Na crise, com toda a certeza, o cenário é completamente diferente. Da mesma forma, no pós-crise os consumidores terão um novo formato, com novos hábitos de consumo. Portanto, o negócio terá que se adequar.
Para o planejamento financeiro, a sugestão é utilizar o Orçamento Base Zero, como se estivesse começando o negócio agora.
Nada do histórico da empresa em outros momentos vai servir, podendo até ser motivo de confusão.
Veja também:
- Como fazer uma planilha de Controle Financeiro do ZERO
- Como fazer um Plano de Ação para crise
- Como otimizar o Fluxo de Caixa da sua empresa
Ações efetivas para reduzir custos na empresa
Dependendo do setor dentro do negócio, algumas possibilidades devem ser analisadas, com o objetivo de reduzir custos na empresa.
Reduzir custos na empresa na Esfera financeira
Renegociação de dívidas
Apesar de ser muito usada apenas no tempo de crise, é uma prática que deve ser constante no seu negócio.
Chamar os credores, sejam bancos, financeiras ou pessoas físicas, e negociar um prazo maior, ou uma taxa mais atrativa.
A regra é, na verdade, renegociar de tempos em tempos, buscando melhores condições.
Fluxo de caixa
Crises exigem o hábito de analisar o fluxo de caixa e usar essa ferramenta de forma intensa, quase que diariamente. Antes de mais nada, o caixa é rei.
Com a análise rotineira, você pode prever principalmente o alinhamento entre entradas e saídas, e agir de forma antecipada.
Afinal, aqueles buracos que ficam no decorrer do mês, quando o caixa fica a descoberto, não podem ser ignorados.
É preciso antecipar e evitar o uso do cheque especial ou de empréstimo, o que poderia não ser necessário.
Taxas bancárias
Se você tem relacionamento com diversos bancos, use isso a seu favor. Compare e otimize essa negociação.
Se trabalha apenas com um banco, também é a hora de fortalecer essa relação.
O banco é mais um fornecedor, como os outros. Por isso, é importante deixar claro que só serão mantidos os fornecedores que estiverem presentes nesse momento de crise.
Controle de tudo
Seja em que momento for, o contas a pagar e o contas a receber devem estar muito bem organizados.
É inaceitável que uma empresa pague juros e multa de boletos que venceram por simples descuido ou falta de organização. Ainda mais com todas as ferramentas que temos hoje.
Reduzir custos na empresa na Esfera administrativa
Gestão de Estoque
A prioridade é manter e implementar no negócio o estoque mínimo. Aliás, é uma forma de gestão de estoque muito eficiente. Por consequência, a empresa também terá uma gestão de compras melhor.
Uma vez que o objetivo é reduzir custos na empresa, estoque parado é dinheiro estagnado.
Logo, se sua empresa tiver estoque parado, selecione alguns clientes pontuais e faça uma oferta especial. Entretanto, isso só vale para clientes selecionados.
Gestão de compras
Uma possibilidade dentro da gestão de compras é centralizar, não só os processos, mas também na mesma pessoa.
É bom porque, com o tempo, esse elemento cria uma boa relação com os fornecedores. Contudo, é preciso ter atenção e auditar esse relacionamento periodicamente.
Da mesma forma, é importante centralizar em relação ao momento. Por certo, ao ter maior volume de compras, você terá melhores condições de negociar com o fornecedor.
Organização de contratos
Os contratos com renovação automática, vão ser renovados no fluxo, se não houver controle.
Por isso, acompanhe as datas para, antes da renovação automática, chamar o fornecedor e renegociar o contrato.
Gastos com impressão
Atualmente, o consumo excessivo de papel e cartuchos para impressora, não é mais aceito, pois tudo pode ser digitalizado.
Esse procedimento pode ser até mesmo pelo celular, nem necessidade de scanner.
Além disso, a segurança das informações, que podem ser acessadas por várias pessoas ao mesmo tempo, é garantida.
Se, mesmo assim, for necessário imprimir, uma senha no login de cada impressão servirá para analisar os relatórios das impressoras.
Gestão de frotas
Empresas que disponibilizam frota ou trabalham com veículo de funcionários, devem contratar um sistema para gestão de frotas. Além de evitar desvios de combustível e excesso de gastos, o sistema oferece relatórios e indicadores importantes.
Por exemplo, podem comparar se a quilometragem e o valor gasto informados pelo funcionário, estão coerentes com uma média estabelecida.
Outra possibilidade é o cartão pré-pago, pois o funcionário vai gerindo o saldo no decorrer do mês.
Estrutura física
É fundamental rever o layout da empresa e verificar se está condizente com o fluxo, principalmente nos setores produtivos. Em seguida, focar nos maiores gastos, que são aluguel, energia elétrica e água.
Aluguel e condomínio, por exemplo, podem ser reduzidos com algumas modificações no formato de trabalho.
Talvez seja a hora de apostar no home office, seja para toda a equipe ou parcialmente. Ou, ainda, utilizar um coworking ou dividir a estrutura com alguma outra empresa.
Nos quesitos energia elétrica e água, um sistema alternativo pode ser instalado, dependendo da necessidade e da disponibilidade no momento.
Reduzir custos na empresa na Gestão de pessoas
Viagens
Um gasto pouco controlado é o custo com viagens, voos, hotéis, alimentação, translado. Por isso, implementar uma política nesse sentido possibilita previsão e orienta a equipe.
Estabeleça limite de gastos com alimentação e translado, e sempre exija recibos e cupons fiscais no nome da empresa.
Horas extras e banco de horas
Horas extras, em geral, têm muito a ver com processos desorganizados. Reveja, enxergando a totalidade do seu negócio.
A prática do Banco de Horas como compensação das horas extras é uma boa alternativa.
Demissões
Cortar cabeças nem sempre é a melhor solução para cortar custos. Para chegar à decisão de demitir, todos os processos devem ser revistos.
Verifique, portanto, se existem pessoas fazendo a mesma coisa ou ociosas.
Avalie, também, se uma função pode ser substituída por alguma tecnologia ou automação, ou se o trabalho pode ser terceirizado.
A terceirização é uma boa estratégia, pois substitui um custo fixo por um custo variável.
Porém, um alerta: um PJ tem impessoalidade, não está sujeito a hierarquia e nem a horário de trabalho fixo.
Tecnologia a seu favor
Com efeito, a tecnologia possibilita substituir pessoas e processos por automatização.
Além disso, treinamentos e reuniões também podem ser realizados online, desde que se mantenha um canal aberto para dúvidas e alinhamento.
Ao mesmo tempo, consulte os colaboradores sobre ideias para reduzir custos na empresa ou aumentar a produtividade.
Crie um programa de redução de custos, com benefícios para a solução escolhida, mas lembre-se que deve ter uma regularidade.
Alerta sobre custos invisíveis para reduzir custos na empresa
Custos invisíveis são aqueles difíceis de identificar, como clima organizacional ruim, políticas internas não implementadas ou comunicação ineficiente.
Bem como lideranças mal definidas, omissas ou deficientes. Essas situações, de fato, geram improdutividade, perda de tempo e retrabalho.
Além disso, é preciso identificar o perfil comportamental de cada funcionário, para evitar cair na armadilha da promoção ineficaz.
Da mesma forma, controles internos ineficientes ou superestimados são problemas, pois tudo tem que ser na medida certa.
Acima de tudo, cuidado com a inovação, já que ela só funciona quando a base dos processos está concluída.
Por fim, apesar desses custos não serem aparentes, demandam um atento, constante e frequente plano de ação.
Reduzir custos na empresa cortando custos nos lugares certos é a chave para o enfrentamento de crises.
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